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09/04/2020
Guia da produtividade: estratégias para gerir seu tempo que realmente funcionam
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by: Caffeine Academy
Guia da produtividade: estratégias para gerir seu tempo que realmente funcionam
Guia da produtividade: estratégias para gerir seu tempo que realmente funcionam
O que você vai ler aqui:
  • O que é (e não é) produtividade
  • A diferença entre eficácia e eficiência
  • Técnicas de organização e hierarquização de tarefas
  • Como ser mais produtivo
  • Hábitos que ajudam a ter mais produtividade

Guia da produtividade: estratégias para gerir seu tempo que realmente funcionam

Se você pesquisar no Google “produtividade” irá encontrar milhares sites ensinando como ser mais produtivo adotando diversas técnicas. Mas o que ninguém conta é que não existe uma fórmula mágica para isso.

Na verdade, para se tornar mais produtivo algumas técnicas podem sim ser utilizadas, mas sempre combinadas de forma estratégica com hábitos que devem integrar a sua rotina. Tudo isso será explicado ao longo deste texto.

Vamos lá?! 

O real significado de produtividade

Há uma crença generalizada de que “ ser produtivo é estar ocupado”. Não é! 

Você tem 24 horas no seu dia, pode ocupá-lo com 10h a 14h só trabalhando, realizando múltiplas tarefas e se virando com os prazos. Como avaliar se o resultado foi positivo ao fim do dia? Mensurando a eficiência? A quantidade de demandas entregues?

Na prática, ser produtivo é ter equilíbrio. De modo que as tarefas sejam desenvolvidas em um tempo adequado, sem comprometer a qualidade final do trabalho e, claro, não te cause desgaste físico e mental. Ser produtivo é trabalhar de forma inteligente! 

Gerenciar o tempo é necessário para ter produtividade

Eficácia x eficiência 

Quem é eficiente não é necessariamente eficaz. Mas para você entender essa relação, antes de tudo, é necessário deixar claro a diferença entre os termos, embora sejam empregados como sinônimos: 

  • Eficiência: executar uma tarefa da forma mais econômica possível, com menos tempo, esforço e recursos.
  • Eficácia:  a ênfase está no resultado, de modo que a tarefa seja executada com excelência e qualidade. 

E o que isso tem a ver com produtividade? Um indivíduo pode fazer várias atividades com rapidez (eficiência) e não atingir um resultado de qualidade (eficácia). O ideal é que haja equilíbrio entre os dois.

Como gerenciar o tempo para ser mais produtivo

A produtividade está diretamente relacionada com a gestão de tempo. E, como já falamos ao início do texto, isso só é alcançado através da com combinação de técnicas e hábitos. 

Veja abaixo algumas dicas que separamos:

 Acordar cedo

Tim Cook e Michelle Obama são personalidades conhecidas por acordarem mais cedo e dedicarem um tempo para si antes das obrigações do dia a dia. A ex-primeira dama dos EUA, por exemplo, costuma acordar às 4h30 para se exercitar.

Além de poder praticar esse e outros hábitos de autocuidado, levantar mais cedo do que o horário habitual lhe permite organizar melhor o dia. Temos um texto muito especial sobre o poder de criar rotinas matinais, não deixe de conferir! 

Priorizar tarefas

Quando você não tem certeza de suas prioridades tudo fica mais confuso e, consequentemente, isso te impede de ser mais produtivo. O ideal é montar uma lista, mas não uma lista aleatória de itens, e sim uma com prioridades e objetivos.

O Método de Ivy Lee, por exemplo, é bem claro: faça as coisas mais importantes primeiro. Após listar todas as suas tarefas, você deve executar uma por uma, avançando para próxima somente depois que finalizar a anterior.

Toda lista deve trabalhada desta forma. Se ao final do dia você não conseguir executar tudo, mova as atividades inacabadas para a lista do próximo dia, tornando-as prioridade.  Esse processo deve ser repetido todos os dias.

Outra técnica de priorização de tarefas é a Matriz de Eisenhower, cuja proposta é distribuir todas as atividades da semana em um gráfico de 4 quadrantes,  organizados em dois eixos: importância e urgência. O modelo abaixo serve de guia para a sua própria matriz:

A Matriz de Eisenhower ajuda a ter mais produtividade

Abandonar a multitarefa

Quando você tenta realizar várias tarefas ao mesmo tempo, fica mais difícil focar em apenas uma e as chances se perder o foco se tornam maiores. Isso porque, você perde precisão pelo fato do cérebro ficar alternando a atenção entre uma atividade e outra.

Ser multitarefa também inibe o estado de flow, que nada mais é estado mental de alta, produtividade, concentração e bem-estar físico e mental. Quer saber mais sobre esse tema? É só acessar a postagem indicada abaixo.

Post relacionado: O que é o Estado de Flow e por que você deve alcançá-lo

Anotar tudo

Quase todas pessoas eficazes fazem anotações - ideias, lembretes e processos. Quando resumimos informações, automaticamente criamos gatilhos mentais que tornam mais fáceis o seu resgate, isso aumenta a capacidade assimilação e aprendizado.

Alinhado ao hábito de anotar coisa, você pode adotar um método de organização chamado de bullet journal, uma espécie de versão manual do Evernote e Google Keep. Há agendas prontas, mas também é possível construir uma de forma personalizada.

Para montar seu próprio bullet journal é necessário apenas um caderno e caneta. O ideal é que a agenda seja organizada em setores, como tarefas diárias e calendário mensal, com símbolos para indicar eventos, por exemplo, "x" para uma tarefa cumprida e "estrela" para uma tarefa importante.

Um bullet journal pode ser construído de diversas maneiras, basta utilizar a criatividade. No canal de Bullet Journal, que tem várias dicas sobre o tema, é possível encontrar um passo a passo super fácil para construir essa ferramenta.

As dicas que trouxemos é uma das milhares formas de inserir técnicas de produtividade aos hábitos rotineiros. Lembre-se sempre de reavaliar as estratégias adotadas e trabalhar continuamente na sua melhora. Conte conosco para isso! 



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AUTOR:
Caffeine Academy
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